Faktura proforma - czym jest i po co się ją stosuje?

Co to jest faktura proforma?

Ważniejszym pytaniem byłoby: Czym nie jest faktura proforma? Z pewnością nie jest ona dokumentem księgowym, a to oznacza, że jej odbiorca nie jest zobowiązany do jej opłacenia. Proforma nie tylko nie tworzy obowiązku zapłaty, ale również nie rodzi obowiązku podatkowego. Proforma co to jest w takim razie?

Proformę wykorzystuje się w obrocie gospodarczym do kilku celów. Może przybrać ona formę oferty handlowej, w którą wpisana jest określona kwota do zapłaty za realizację przyszłej transakcji. Może stać się wezwaniem do zapłaty przypominającym o zaległej płatności ze strony kontrahenta lub wskazywać kwotę zaliczki na poczet przyszłej dostawy towaru czy wykonania usługi. Na podstawie faktury proforma druga strona transakcji może, chociaż nie musi, dokonać umówionej płatności.

Najważniejszą cechą faktury proforma jest konieczność wystawienia jej zawsze przed wygenerowaniem właściwej faktury. Proforma nigdy nie może zostać wprowadzona do obrotu gospodarczego po wystawieniu faktury głównej, nie można wystawić jej już po otrzymaniu zaliczki bądź zapłaty. Jeżeli kontrahent nie opłaci kwoty wpisanej w proformę, druga strona transakcji nie może dochodzić roszczeń z tego tytułu. Proforma jest zatem efektem pewnego rodzaju dobrowolnej umowy zawartej pomiędzy stronami transakcji, dokumentującej przepływ pieniędzy przed ostateczną finalizacją transakcji. To swoistego typu propozycja lub zapowiedź właściwej faktury. Może być wystawiona w wersji papierowej lub elektronicznej. Faktury proforma od właściwej nie sposób pomylić, musi ona bowiem posiadać wyraźny i widoczny napis informujący, iż jest to właśnie faktura pro forma.

Kiedy wystawia się fakturę proformę?

Bardzo często tego rodzaju fakturę wystawia się nowym klientom jako formę zabezpieczenia. Kontrahent, mimo że nie jest zobowiązany do zapłaty, okazuje dobrą wolę i rzeczywiste zainteresowanie zakupem usług lub towarów. Na podstawie proformy może on bowiem dokonać w pełni legalnej płatności na rzecz drugiej strony, jeszcze przed otrzymaniem przedmiotu transakcji.

Aby uniknąć wątpliwości w przepływie pieniędzy warto podjąć współpracę z profesjonalnym, najlepiej całkowicie zdigitalizowanym biurem rachunkowym, oferującym pełen katalog usług księgowych. Biuro, stosując najnowocześniejsze narzędzia zarządzania dokumentacją księgową, oprócz realizacji obowiązków księgowych, oferuje swoim klientom pełen dostęp do zasobów swojej firmy przez dwadzieścia cztery godziny na dobę. W ten sposób każda firma nie tylko otrzymuje profesjonalną obsługę w zróżnicowanych pakietach, ale na bieżąco jest w stanie śledzić swoje aktywa.